Toutes les demandes de suivi continu présentées ci-dessous sont traitées dans un délai de 5 jours ouvrables.
Renouvellement annuel du certificat éthique
Votre renouvellement est valide pour un an. Vous devez déposer un rapport décrivant les activités et imprévus survenus POUR CHAQUE ANNÉE.
Si vous procédez à votre renouvellement en retard, l’année sera comptée à compter de la date antérieure due.
Si vous avez omis de procéder au renouvellement pour plus d’un an :
- Nous vous demandons de déposer rétroactivement un rapport pour chaque année d’activité du projet, en décrivant les activités et imprévus survenus durant cette année.
- Si le projet a été interrompu, par exemple pour un congé de maternité ou de maladie, veuillez nous informer de la période d’inactivité du projet dans la demande de renouvellement.
Pour les renouvellements, il suffit de compléter et déposer le formulaire de renouvellement (FCIE-renouv-LEG) qui a été créé (dans l’onglet FORMULAIRES). Si le formulaire n’est pas disponible, écrivez-nous et nous le créerons pour vous.
Demande de fermeture d’un projet
Les certificats éthiques doivent couvrir les interactions avec les participants et le traitement de données identificatoires. Un chercheur peut présenter un rapport final lorsque la collecte de données est terminée et que les données ont été traitées en vue des analyses, qui s’étalent parfois sur plusieurs années.
Nous recommandons cependant de garder le certificat éthique actif aussi longtemps que nécessaire advenant que des collectes de données soient requises suite aux analyses, par exemple pour approfondir les résultats préliminaires ou pour répondre aux exigences de certaines revues qui demandent aux chercheurs de valider certaines conclusions.
Nous vous invitons à suivre la procédure Nagano (PDF) pour fermer un projet.
Demande de modification
Si le projet reste similaire avec les mêmes objectifs, les chercheurs peuvent présenter des demandes de modifications et doivent attendre l’approbation du CIEREH avant de mettre ces changements en œuvre.
Exemple de modifications admissibles :
- Type de population (exemple : inclusion une nouvelle sous-catégorie)
- Type de collecte de données (exemple : ajout d’un outil qui n’augmente pas le niveau de risque)
- Retrait ou ajout d’un membre de l’équipe (co-chercheur, étudiant ou auxiliaire de recherche). ATTENTION : le CIEREH doit approuver l’ajout d’un nouveau membre de l’équipe avant de lui donner accès aux données de recherche et aux renseignements identificatoires sur les participants.
Si vous n’êtes pas en mesure de définir si la nature de vos modifications requiert le dépôt d’une nouvelle demande de certification éthique, déposez une demande de modification. Le CIEREH vous avisera si les modifications demandées dénaturent le projet et requièrent le dépôt d’une nouvelle demande éthique.
Nous vous invitons à suivre la procédure Nagano (PDF) pour modifier un projet. Assurez-vous de modifier TOUTES les sections concernées. Donnez le plus de détails possibles pour permettre au CIEREH de comprendre l’impact des modifications et de vous proposer des ajustements au besoin.
Télécharger votre rapport de modification approuvé
Nous n’émettons pas de nouveau certificat éthique lors de l’approbation d’une demande de modification, mais vous pouvez télécharger votre rapport de modification approuvé sous format PDF, comme suit :
- Cliquez sur le formulaire pour l’ouvrir
- Cliquez sur l’icône PDF en haut à droite.
Si vous avez modifié l’équipe, le prochain renouvellement fera paraître l’équipe à jour sur votre nouveau certificat éthique. Si vous avez besoin du certificat avec les nouveaux membres d’équipe, vous pouvez procéder au renouvellement jusqu’à trois mois l’avance ou nous demander de modifier votre certificat éthique actuel.
Modification des utilisateurs Nagano
La modification des utilisateurs Nagano sur un projet ne doit pas faire l’objet d’une demande de modification. C’est à la section UTILISATEURS du portail Nagano que les personnes utilisatrices de Nagano doivent être retirés ou ajoutés, qu’elles fassent partie de l’équipe de recherche ou non. Pour ajouter un nouvel utilisateur :
- Cliquez sur le bouton vert AJOUTER
- Inscrivez le nom de la personne dans la barre de recherche et sélectionnez le bon courriel (celui utilisé par la personne sur Nagano) – si le courriel n’est pas lié à un compte, écrivez-nous.
- Choisissez le rôle souhaité.
Anciens projets transférés de EReviews
Certains champs d’information provenant d’eReviews peuvent ne pas être transférés automatiquement dans Nagano. Les chercheurs doivent dans ces cas identifier à nouveaux certaines informations (exemple : cochercheurs et collaborateurs, durée du projet, source de financement) dans les demandes de renouvellement et de modification.
Dans les sections « Contexte/Objectifs/Contribution », vous pouvez simplement inscrire « Voir annexes » puisque ces informations ne sont pas indispensables pour les documents officiels.